Согласование макетов полиграфической продукции сопровождается большим количеством операций: подготовкой однотипной документации, проверкой чертежей и спецификаций, согласованием и утверждением макетов. В этом процессе возникают ошибки и немало проблем между заказчиком и поставщиком. На решение всех задач может уйти много времени, что непозволительно в эпоху высоких скоростей и цифровизации.
Обеспечить полный спектр коммуникаций между заказчиком полиграфических материалов и исполнителем в режиме единого окна позволяет система ORIGINAL-MAKET.PRO.
Рассмотрим проблемы, возникающие у фармкомпаний в процессе работы с поставщиками полиграфической продукции, которые удалось решить с помощью системы.
Проблема №1. Ошибка актуальности макета
При передаче на печать, макет вторичной картонной упаковки проходит несколько этапов проверки технологами и дизайнерами, контролерами ОКК и другими специалистами полиграфического производства. При этом макет заказчика служит эталоном. Нередко случается так, что фармкомпании необходимо внести в него изменения, после которых макет ждет перерегистрация. Если полиграфическое предприятие давно работает с заказчиком, у него может накопиться несколько версий одного и того же макета, и тогда есть риск, что в печать попадет более ранний вариант. Последствие такой путаницы – брак всего тиража, финансовые и временные потери. Чтобы актуальная версия макета всегда была под рукой, разработчики компании «ПРОМИС» создали систему хранения, в которой каждому оригинал-макету присваивается сквозной идентификатор. Уникальный код позволяет объединить всю необходимую документацию по конкретному заданию (чертежи, лаковые формы, спецификации), безошибочно находить нужные данные и сократить потери при обмене информацией между заказчиком и исполнителем.
Проблема №2. Длительность согласования
Немало времени при работе с типографиями занимает процесс согласования макета и выявления статуса работы по нему. При наличии у фармкомпании большого продуктового портфеля, ответственному сотруднику полиграфического производства необходимо быстро реагировать на всевозможные изменения. Однако сбор нужной информации через электронную почту, а затем передача ее технологам, переписки с уточняющими вопросами через менеджера, занимают много времени.
Чтобы сломать эту цепочку и открыть доступ к процессу всех смежных отделов, в системе ORIGINAL-MAKET.PRO, реализован чат мгновенных сообщений. Благодаря ему технологи или дизайнеры могут напрямую задавать вопросы заказчику, ускоряя процесс создания оригинал-макета. Кроме того, в системе созданы формы брифов на изготовление пачки и инструкции. Техническое задание исключает риск неоднозначного понимания требований фармкомпании и упрощает работу как заказчику, так и исполнителю. Когда в макет необходимо внести изменения, то данные из прежнего техзадания легко копируются в новое и дополняются свежими сведениями.
Проблема №3. Хранение и каталогизация
Никто не застрахован от ротации и текучки кадров. Новым же сотрудникам необходимо вникать в процессы и желательно совершать при этом минимум ошибок. Создатели системы ORIGINAL-MAKET.PRO учли и это, предлагая пользователям хранить и структурировать информацию таким образом, что передача функционала другому человеку не вызовет затруднений. Прежде всего, в системе доступна вся история работы с макетами. Можно увидеть, кто выполнял задачу, сколько времени на это требовалось, а диаграмма Ганта позволит увидеть, какой этап оказался наиболее длительным. Пользователь может настраивать реестр заданий, добавлять макеты в категорию «избранное», отслеживать и фильтровать их с помощью цветных закладок. Предусмотрена также систематизация категорий проектов, позволяющая в один клик собирать задачи вместе. Есть также «карточки» заданий, где собрана вся необходимая информация, и новый сотрудник легко сможет вникнуть в работу.
Проблема №4. Единое окно для всех
При работе с несколькими поставщиками печатной продукции, сотрудники фармкомпаний используют множество инструментов для коммуникации: телефон, e-mail, мессенджеры. Нередко нужную информацию приходится долго искать в ленте писем или сообщений, запрашивать данные заново, тратить время на долгие переписки. Однако система ORIGINAL-MAKET.PRO позволяет взаимодействовать со всеми поставщиками или заказчиками в режиме единого окна и контролировать работу каждого контрагента. Это существенно ускоряет и упорядочивает работу. В одном окне пользователь может видеть всех своих поставщиков, которые работают по идентичной схеме.
Проблема №5. Удаленная работа
Формат удаленной работы стал особенно актуальным в разгар ограничений, связанных с COVID-19. С тех пор «дистанционка» стала нормой для многих людей.
ORIGINAL-MAKET.PRO является облачным решением и позволяет оперативно работать с макетами, находясь в любой точке мира и практически с любого устройства. Система реагирует на каждое событие: отправляет уведомления на электронную почту, дублирует их в личные сообщения. Каждому присваивается своя тема, и пользователи могут настраивать почтовую программу на разбор сообщений по папкам.
К одному и тому же проекту могут одновременно подключаться несколько сотрудников и обмениваться информацией в чате без ограничений.
Проблема №6. Безопасность
Удаленная работа влечет за собой риски. Чтобы исключить возможность несанкционированного доступа, в системе предусмотрено несколько рубежей защиты. Серверы, публичный и приватный, разделены шлюзом, обеспечена безопасность хранения файлов, макетов, документов. Любой файл отделен от публичного сервера и для получения доступа к нему, необходимо отправлять специальный запрос. Администратор каждой организации имеет возможность настраивать систему доступа для своих сотрудников. Так, можно ограничить время «жизни» активной сессии. Например, если сотрудник отлучился на какое-то время и не закрыл программу, по возвращении к работе система предложит ему заново ввести пароль.
Кроме того, можно настроить верификацию по IP-адресам, чтобы исключить для сотрудников доступ из нежелательных локаций.
Предусмотрена возможность двухфакторной авторизации, созданы протоколы, позволяющие разделить систему на несколько серверов данных, а сама система ORIGINAL-MAKET.PRO располагается на защищенных серверах Selectel и «Ростелеком» с автоматической балансировкой нагрузки. Безопасность подтверждена сертификатом ФСТЭК.
Проблема №7. Электронный архив документов
Уязвимость бумажных носителей и необходимость цифровизации бизнес-процессов – повод задуматься над созданием электронного архива документации. ORIGINAL-MAKET.PRO позволяет хранить большое количество данных, настраивать график выгрузки макетов, подписывать электронные документы, обмениваться ими и просто хранить на цифровом носителе.
В системе создаются и хранятся электронные паспорта качества, отчеты о проверке текста и графики, а также все отгрузочные документы к заказам. Благодаря этому не придется ожидать, например, поступления этих документов на склад вместе с грузом. У сотрудника компании всегда будет доступ к ним, любой файл можно скачать и начать по нему предварительную работу.
Разработчики постоянно совершенствуют систему ORIGINAL-MAKET.PRO. Например, сейчас разрабатывается блок «Спецификации», где подобная документация будет находиться в своем реестре. Спецификации по качеству можно будет согласовывать, прикреплять к заданию и проводить с ними другие операции.
Узнать больше о системе, зарегистрироваться и оценить ее преимущества можно на сайте original-maket.pro.
Реклама АО «ПРОМИС» ИНН: 5262032016
