Сообщество руководителей и специалистов по логистике и качеству SCM Pharm выпустило Сборник практических статей GDP Review 3. С приветственным словом к читателям обратился ответственный за качество компании RTA Станислав Булыгин, он поделился некоторыми деталями и особенностями конференции SCM Pharm «Логистика лекарственных средств».
RTA, ответственный за качество
Дорогой читатель! Если ты держишь в руках сборник практических статей «GDP Review 3», то, скорее всего, ты находишься в приятном расположении духа, потому что недавно вернулся с IV Международной конференции SCM Pharm «Логистика лекарственных средств» — события, которое каждый год ждут. Событие, желающих посетить которое больше, чем вмещает зал. Событие, которое проходит только «здесь и сейчас», поскольку мы глубоко убеждены в том, что магию момента и сопричастности происходящему невозможно передать ни онлайн-трансляцией, ни видеозаписью. Это как в Вегасе: «What Happens in Vegas, Stays in Vegas». И если тебя тут нет, то ты всё пропустил… В чём секрет успеха крупнейшей в России отраслевой деловой конференции по вопросам логистики и качества лекарственных средств? Об этом рассказ без купюр от первого лица. Итак, behind the scene.
Надо сказать, что наш, RTA-шников, опыт участия в различных конференциях на тему «около фармы» уходит корнями в 2015 год. Из года в год эти мероприятия проходят по незатейливому сценарию в небольших залах на 100 – 200 человек, средней руки отелях или казённых учреждениях. Аудитория с партами для слушателей, президиум с уважаемыми экспертами, трибуна для выступающих, небольшой проекционный экран. Скромное вступительное слово организаторов открывает деловую часть программы и череду спикеров, застёгнутых на все пуговицы, сменяющих друг друга сдержанными, разной степени полезности презентациями. Сухо, по делу. Несколько перерывов на перекусы. Пожалуй, и всё. Со временем нарастало ощущение, что это блёкло, скучно, что это где-то там, в 2010-ом, и нет этому конца и края. В 2019 году мы созрели и захотели сделать конференцию, отличную от других. Тут надо сказать, что наша команда никогда не занималась ивентами, у нас в компании даже никогда не было должности «маркетолог». Но мы были уверены в том, что классные вещи надо делать с огоньком и размахом. И мы загорелись!
Конечно, было понимание, что ивент-индустрия – это не праздник, а бизнес. И за парадным фасадом любого события, как и везде, стоят те же бюджеты, сроки, метрики, подрядчики, прибыль, в конце концов. Не хватало знаний о структуре и механиках ивента. Не зная броду соваться в воду и рисковать не хотелось. Customer journey map, день Х, вишенка на торте, креативные механики, тренды event-рынка, эффективное закрытие проекта, работа с рисками – лишь толика того, чему научил нас интенсив «Event killer» от суперкоманды агентства «DEPARTAMENT» – лидера ивент-индустрии России на тот момент. Главное, мы усвоили, что секрет хорошего проекта прост – необходимо достучаться до души, произвести тот самый WOW-эффект! Как это сделать? Всё просто: создаёшь смысл, придумываешь вселенную, делаешь вкусную обёртку. Вселенная у нас уже была – это многочисленные мероприятия и медийные активности сообщества SCM Pharm. Смысл – главное и самое масштабное мероприятие на стыке логистики и качества лекарственных средств, комфортная площадка для коммуникаций и установления полезных бизнес-связей. Обёртка – масштабное, яркое шоу. Думать о людях и делать с душой, ведь участник, выйдя с мероприятия, сразу составляет для себя общее впечатление об ивенте: «Вау! Было круто!» или «Ерунда какая-то», — так мы складываем у себя в голове нашу первую оценку. Да, она эмоциональна. Но именно эмоции врезаются в наш разум и оставляют там наиболее сильные впечатления. И уже потом мы начинаем анализировать и раскладывать по полочкам прошедшее событие: спикеры, контент, помещение, питание, чистота, очередь в туалет и т.д. Забота о людях – то, о чём следует думать прежде всего.
В производстве каждой конференции задействовано около 25 человек, не считая спикеров, волонтёров и кейтеринга. Это как штатные сотрудники RTA, так и фриланс – профессионалы в области креатива, звука, света, видеографики. Помимо этого, над проектом работает административная команда, обеспечивающая реализацию продаж, партнёрских интеграций, работу с площадкой, кейтерингом, застройкой выставки, поставщиком сценического оборудования, волонтёрами, команда, организующая изготовление аудио- и видеоконтента и т.д. Цикл подготовки от 3 до 6 месяцев. Затраты составляют 5 – 6 миллионов рублей.
Подготовка конференции начинается с выбора места проведения. Надо понимать, что люди будут находиться там 8-10 часов. Это как трансатлантический перелёт. Путешествие «экономическим» или «бизнес-классом» предопределяет впечатление от полёта. Мы для гостей выбираем второй вариант. Любой ивент – это, прежде всего, общение людей. Общаться, безусловно, приятнее в комфортных и запоминающихся местах. Камерный уют зала «Центра международной торговли», многоуровневая площадка «Цифрового делового пространства» правительства Москвы с 16-метровым экраном, круговые световые панели «Центра цифрового лидерства SAP», обволакивающая роскошь отеля «The Ritz-Carlton Moscow» — всё это разные помещения, с разными характерами, и объединяет их то, что они масштабные, престижные, атмосферные, — там приятно находиться. Согласитесь, это важно.
После утверждения площадки начинается, пожалуй, самое сложное – творческий процесс. Как вы обратили внимание, каждая конференция открывается коротким видеороликом, где мы задаём «дух» мероприятия, выражаем главную мысль, настрой. Каждый год это разная тематика, соответствующая времени. Например, в первую конференцию 2019 года идеей ролика была «жизнь» в прямом, буквальном трактовании слова. Через всю цепочку поставок мы акцентировали внимание на том, как важно создать, воспроизвести и оставить неизменным в процессе дистрибуции качество препарата и какое это оказывает влияние на каждого из нас. Девиз конференции — «Чтобы жить!». В 2020 году к нам пришёл ковид и появилось спасение от новой чумы — первая в мире зарегистрированная вакцина от коронавируса. «Открытие» стало основным мотивом ролика второй конференции. Мы показали, что стоит за открытием, как оно меняет науку и человека и кто движет мир вперёд. Девиз конференции — «Предвидеть. Чувствовать. Опережать». Конференция 2021 года прошла под эгидой «преодоления», ведь логистика лекарственных средств, пожалуй, самая сложная гонка в мире, когда речь идёт о доставке вакцин для миллионов людей. Победа в этой гонке не трофей — это наша гордость, которую невозможно описать словами. Девиз конференции — «Мы набираем скорость ради будущего!». В этом году мы предложили участникам посмотреть друг на друга. Наша сила в том, что мы разные. Только уважая друг друга, мы создаём новые смыслы. Открывая вместе одну дверь, мы открываем будущее. Люди – всё! И только тогда, когда мы собираемся вместе, происходит что-то действительно стоящее. Девиз конференции — «Создаём действительно стоящее!». Бизнес, связанный с лекарствами, – это больше, чем бизнес. Прежде всего, это философия ответственности перед обществом, перед каждым из нас. Мы стараемся подчеркнуть важность того, что делают наши участники. Это наша благодарность индустрии за их важный труд. Как нам кажется, нам удаётся тронуть сердца гостей, некоторые подходят и рассказывают о том, что у них бегут мураши во время открытия конференции. Мы не оставляем людей равнодушными, значит, мы не зря всё это делаем.
Реализовать задуманное и добиться нужного эффекта нам помогает высокотехнологичное сценическое оборудование. Например, экран. Мы уделяем этому большое внимание, ведь во многом мы воспринимаем мир глазами, от 80% до 90% информации человек получает визуально. Все наши залы – это залы с огромными экранами высокой чёткости, зачастую это просто светодиодная стена. Столь масштабные экраны гарантируют, что с любой точки зала любому зрителю будет доступен контент. С одной стороны. С другой стороны, это является прекрасным инструментом для самовыражения спикеров, отличным способом донести свои мысли ярко и масштабно. Наши спикеры – это звёзды, которые в прямом смысле сияют на наших конференциях. Перед ними стоит сложная по форме и содержанию задача. Участники мероприятия в большей степени руководители разного уровня – аудитория непростая. Контент конференции – это тенденции с отсылкой к практике. Тут важно не улететь в космос и на свалиться в детали. У спикера 20 минут для формата TED-Talk, 20 минут, чтобы влюбить в себя слушателей: рассказать свою историю, поделиться опытом, привнести новизну, быть искренним и эмоциональным. Это всегда подкупает и не остаётся незамеченным.
При формировании программы мероприятия мы стараемся сделать не просто череду выступлений, а создать единое цельное действо. Начиная с открывающего ролика, выход каждого спикера предвосхищает короткий джингл, который, как правило, немного в шутливой форме подсвечивает основную мысль предстоящего выступления. Такими джинглами мы связываем одни темы с другими, передаём эстафету конференции от одного спикера к другому. Вторая часть программы конференции наполнена более эмоциональными и менее формальными историями – подводим итоги Первого Общероссийского опроса фармацевтической логистики и качества «SCM Pharm Survey» и награждаем победителей; вручаем Премию «SCM Pharm»; разыгрываем ценные призы в нашей негосударственной лотерее. Кульминацией программы по традиции являются финальные титры, где каждый участник может видеть себя, а счастливчики — свои яркие живые фотографии, сделанные во время конференции. Вишенкой на торте выступает вечерний коктейль, который помогает расслабить галстуки и в неформальной обстановке обсудить с коллегами сказанное в этот насыщенный день.
Всё это возможно благодаря тому, что логистические и сервисные компании, в том числе и конкурирующие между собой, объединяют свои бюджеты, знания, силы и энергию и создают вместе действительно стоящее! Спасибо партнёрам за поддержку.
Вы спросите: для чего мы всё это делаем, зачем нам это надо? Ответ прост: «just business», но бизнес с человеческим лицом. Деятельность компании RTA – это перевозка лекарств. Фармацевтическая логистика неразрывно связана с качеством. Отсюда и родилась идея создать конференцию по вопросам, которые являются предметом нашего профессионального интереса, где мы компетентны: логистика и качество. В одном месте мы собираем фармацевтических производителей и дистрибьюторов, которые уже являются нашими клиентами или потенциально могут ими стать. Это прямая коммуникация с лицами, принимающими решения в вопросах логистики и качества. Это возможность укреплять отношения с текущими клиентами и устанавливать связи с новыми, расширяя бизнес. На первый взгляд, как будто меркантильно. Некоторые могут даже поморщиться и задаться вопросом о том, а как же сформулированная и постоянно продвигаемая миссия конференции: «Во благо здоровой и качественной жизни людей»? Разночтений я не вижу. Как все мы хорошо знаем, жизнь – это дорога с двухсторонним движением, ничего бы у нас не получилось, если бы мы думали только о себе любимых и действовали только в своих меркантильных интересах. Это считывается сразу и по-другому не работает, нигде и никогда. Получая – делись. Так мы и поступаем. Наша конференция – это открытое для всех мероприятие. Да, условия разные. Логика следующая: производители и дистрибьюторы дают работу сотням компаний и тысячам их сотрудников — взамен они получают бесплатный доступ на конференцию; логистические и сервисные компании являются донатами конференции — взамен они получают доступ к качественной целевой аудитории. Возникает синергия: участники приобретают знания, делятся опытом, устанавливают полезные связи; спикеры получают широкие возможности для развития личного бренда; логистические и сервисные компании – новых клиентов; производители и дистрибьюторы — ответственных поставщиков. И всё это происходит как на конференции, так и на просторах других активностей и медийных каналов сообщества SCM Pharm. Так устанавливаются надёжные деловые отношения, которые невозможны без доверия. Доверие невозможно без знания друг друга. Знания друг о друге мы получаем, в том числе здесь – на страницах «GDP Review». Если вам есть что сказать миру, пишите статьи, участвуйте в конференции, заявляйте о себе!
Конференция SCM Pharm «Логистика лекарственных средств» – это масштабная площадка коммуникации. Мнения спикеров и кулуарное общение делегатов формируют невидимые нити, живую ткань цепей поставок, которые способны, несмотря ни на что, доставлять лекарства тем, кто в них нуждается. Только тогда, когда мы собираемся вместе, происходит что-то действительно стоящее. До встречи в 2023 году, остерегайтесь подделок!
Источник: GDP REVIEW 3 — Сборник практических статей IV Международной конференции Логистика лекарственных средств 
